Что это такое
КЭДО распространяется на документы, для которых закон предусматривает оформление на бумаге и ознакомление работника в письменной форме, включая под роспись, — то есть почти на весь кадровый документооборот: трудовой договор, приказы, уведомления, заявления, ЛНА. Исключения прямо перечислены в ст. 22.1 ТК РФ — например, трудовая книжка (если ведётся бумажная) и акт о несчастном случае на производстве в электронный документооборот не переводятся.
Переход на КЭДО требует согласия работника, если он был трудоустроен до определённой даты либо имеет трудовой стаж, приобретённый до перехода компании на электронный формат (ст. 22.2 ТК РФ). Для работников, впервые устраивающихся на работу без предшествующего стажа, отдельное согласие не требуется — они по умолчанию попадают в систему КЭДО, если работодатель её использует. Если работник не согласен — работодатель обязан продолжать бумажный документооборот с ним.
Для подписания электронных документов используются виды электронной подписи, предусмотренные ст. 22.3 ТК РФ: усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная (в том числе выданная через инфраструктуру электронного правительства) и простая электронная подпись — конкретный вид зависит от типа документа (например, трудовой договор требует более строгой подписи, чем внутреннее уведомление).
Частые вопросы
Можно ли обязать всех работников перейти на КЭДО без их согласия?
Нет для тех, у кого уже есть трудовой стаж, приобретённый до перехода компании на электронный документооборот, — их согласие обязательно. Для новых работников без предшествующего стажа, устраивающихся уже после введения КЭДО у работодателя, отдельное согласие не требуется.
Какие документы нельзя вести только электронно?
Прямо исключённые ст. 22.1 ТК РФ категории — например, трудовая книжка в бумажной форме (если работник её сохранил) и акт о расследовании несчастного случая на производстве. Полный перечень исключений нужно сверять по актуальной редакции статьи.
Нужна ли специальная платформа для КЭДО, или можно вести его через обычную электронную почту?
Закон не называет конкретную обязательную платформу — можно использовать «Госуслуги. Работа» (систему, предоставляемую государством бесплатно) либо коммерческую информационную систему работодателя, отвечающую требованиям ст. 22.3 ТК РФ к порядку подписания и хранения документов. Обычная переписка по email без соблюдения требований к электронной подписи не создаёт юридически значимого КЭДО.
Как BLS помогает
BLS помогает внедрить КЭДО — от разработки ЛНА и получения согласий работников до выбора корректной системы электронной подписи под конкретные виды документов.