«Поймать двух зайцев»: как удаленная работа позволила снизить затраты и закрыть риски
«Поймать двух зайцев»: как удаленная работа позволила снизить затраты и закрыть риски
К счастью, нет. Удаленная работа – это не только про закрытие рисков, но и про возможности и преимущества, которые вы можете получить. Яркий пример – кейс одного из наших клиентов. Компания и реализовала проект, и организовала порядок взаимодействия, который позволил четко контролировать полевых работников и организовать работу для временной удаленки и смешанного режима.
Российский офис крупной промышленной корпорации оптимизировал работу региональных представительств. Компания планировала открыть 5 новых филиалов и укрупнить несколько действующих. Задача бизнеса проста – оптимизировать затраты на филиалы и повысить эффективность «полевых» сотрудников. При этом в организации уже много торговых агентов и территориальных менеджеров. Почти у всех оформлен разъездной характер, а вот дистанционного труда не было. Компания обратилась к нам.
Мы провели аудит документов, выявив, что у сотрудников есть место работы (офис или филиал), но 90% времени они в разъездах и в офисах не бывают. Было предложено действовать в два этапа. Сначала перевести действующий полевой персонал на дистанционные договоры. Затем – определить порядок взаимодействия для остальных сотрудников (для разных форматов удаленной работы в соответствии с новым законом).
Для начала мы подготовили шаблоны дистанционных договоров, в которых прописали все важные точки в работе – обязанности, порядок взаимодействия, средства связи и т.д. При этом для них подготовили оптимальное обоснование – разъездная работа в регионах без привязки к офису и месту работы. Что получила компания:
• В течение месяца перевела на дистанционные договоры 80 сотрудников,
• Решила не открывать новые офисы, оценочно сэкономив более 15 млн. рублей за год,
• Закрыла несколько офисов, оставив региональных представителей. Экономия — 5 млн. рублей
• Отказ от бумажных документов снизил трудозатраты HR и бухгалтерии на 20%,
• Количество отложенных задач у полевых сотрудников за первые 2 месяца снизилось на 45%.
Кроме того, мы предложили разработать порядок взаимодействия для разных видов удаленки. Для нашего клиента важными были 5 аспектов:
1) Конкретные дни недели, в которые работник трудится из дома. Если заранее эти определить невозможно, надо установить порядок и сроки согласования с работодателем,
2) Режим работы и отдыха из дома (если ранее установленный режим изменяется),
3) Разъездной характер и территория разъездов. Это нужно, чтобы минимизировать риски признания служебных поездок командировками.
4) Порядок возмещения расходов при работе из дома, если используется личная техника, который утверждается приказом.
5) Порядок, сроки и форма представления работником отчетов о выполненной задаче.
В итоге клиент «поймал двух зайцев». Компания внедрила дистанционный труд, снизив затраты и повысив качество работы. Также создан порядок взаимодействия, который закрыл риски нарушения ТК РФ и подготовил компанию к использованию всех видов удаленки. А началось все по сути лишь с аудита.