Электронный документооборот – право, а не обязанность. Компания может внедрить у себя его по желанию. Но до этого нужно уведомить сотрудников и получить их согласие. Если они не согласятся или не ответят, для них остаются бумажные документы.

Далее нужно выбрать информационную систему для ЭДО. Это может быть собственная платформа или «Работа в России». Возможно, многим более удобным будет именно второй вариант. Но открытым остается конфиденциальности данных: готовы ли компании через «внешний ресурс» обмениваться своими документами.

Пока еще не все документы будут электронными, например, акт о несчастном случае, инструктажи по охране труда, приказ об увольнении. Бумажной останется и трудовая книжка, если сотрудник отказался от цифровой версии. Хотя приказ об увольнении может быть электронным для дистанционных сотрудников.

Главное при использовании ЭДО – внедрение электронной цифровой подписи. Ее создание ляжет на плечи работодателя – и организационно, и финансово. Причем сама компания имеет право применять только усиленную подпись (квалифицированную или неквалифицированную – УКЭП или УНЭП), а сотруднику в ряде случаев достаточно простой. Но полная настройка ЭДО уже в скором времени даст ощутимый эффект: в экономии средств и трудозатрат.

Если вы планируете внедрить в компании электронный документооборот и думаете, какую ЭЦП выбрать, обращайтесь к нам.