Расчетный лист несет только информационную функцию, но каждый вид выплаты и удержания обязательно должен быть указан отдельно. Что именно сообщать работникам, прописано в ТК РФ:

Что должно быть в расчетном листке?
1) Все составные части заработной платы за месяц. В зависимости от системы оплаты труда сюда относятся: оклад, премии, компенсации, специальные надбавки (региональные коэффициенты, северные надбавки, надбавки за вредность и т.д.), работа в выходные, сверхурочные. Очень внимательными просим быть тех, кто выплачивает северные надбавки. Включая их в расчетный лист, указывайте отдельно оклад, процент надбавки и ее конкретную сумму.
2) Другие непостоянные начисления, например, отпускные, компенсации за нарушение срока выплаты заработной платы и т.д.
3) Размеры и основания удержаний, в частности, сумма НДФЛ и алименты.
4) Общая сумма выплаты.

Возможно, кто-то оплачивает питание работников, а некоторым специалистам вы снимаете квартиры или даете другие «бонусы» (оплата занятий спортом, поездок, мобильной связи и т.д.). Такие поощрения при определенных условиях могут быть признаны зарплатой в неденежной форме. Тогда их, а также удержанный НДФЛ, обязательно надо указать в расчетном листе.

Как часто оформлять расчетный лист?
В соответствии со ст. 136 ТК РФ зарплату необходимо выплачивать не реже, чем каждые полмесяца. По логике вещей и расчетный лист надо готовить дважды. Похожая ситуация и с отпуском: он должен быть оплачен не менее, чем за 3 рабочих дня до его начала. Исходя из этого некоторые считают, что перед «каникулами» работнику нужно вручить отдельный расчетный лист.

На практике документы не оформляются при начислении аванса и отпускных. Одного листа в месяц при выдаче заработной платы (окончательном расчете) будет достаточно, а отпускные указываются здесь же. Кстати, при увольнении сотрудника расчетный лист выдается в день окончательного расчета с ним.

Кстати, вам может пригодиться наша схема Особенности расчета зарплаты при увольнении

Как вручать расчетный лист?
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» разделяет документы в письменной и электронной формах. Соответственно, это 2 разных документа. ТК РФ разрешает отправить листок по e-mail дистанционным работникам, а, следовательно, всем офисным сотрудникам надо вручать лично под роспись в бумажном виде.

Да, на практике это непросто. Особенно учитывая то, что в большинстве случаев люди получают зарплату на банковскую карту, а не в кассе, где можно было бы выдать и расчетный лист. Увы, но при проверке ГИТ обязательно спросит, выдавали ли вы листы работникам и попросят подтвердить это. Значит, надо не просто отдать документ сотруднику, но и зафиксировать, что он получил его.

Как оптимизировать работу?
К счастью, можно соблюдать закон и при меньших трудозатратах. Пропишите в локальном документе, что в день выплаты зарплаты работники должны получить листы в бухгалтерии. Это законно, ведь вы исполняете требования ст. 136 ТК РФ. Те, кому документ нужен, придут, а если не придут, значит, нарушат корпоративные требования, ведь вы организовали выдачу.

Зачастую и офисные сотрудники получают документы по e-mail. Это будет особенно просто и эффективно, если у вас используется электронная подпись. Если вы работаете именно так, главное – убедиться, что сообщения защищены у вас есть подтверждение получения письма. Кроме того, предоставьте работникам возможность получать листок лично в бухгалтерии, как мы сказали ранее. Для реализации такой схемы рекомендуем сделать несколько шагов.

1) В ЛНА укажите, что по желанию работников документы могут направляться в защищенной форме на корпоративные или личные электронные адреса.
2) Попросите написать заявления о желании получать лист по e-mail на конкретный адрес.
3) Чтобы вы могли фиксировать дату рассылки и получения сообщений, используйте функцию «подтверждение прочтения». Эта опция есть во всех современных почтовых программах.

Отсутствие утвержденного расчетного листа или несвоевременная выдача грозит штрафом в размере до 50 тыс. рублей. Но штраф – не единственный риск. Лист станет аргументом в случае судебного разбирательства. Его выдача докажет, что в день зарплаты сотрудник знал о ее частях, и именно с этого дня начинается срок исковой давности в случае спора о недоплате.