Новый закон о дистанционном труде дал нам главное преимущество – позволил делать маневры в дистанционном труде. Ведь кроме постоянной удаленной работы появились еще 3 ее вида: временная – до 6 месяцев, смешанная и в связи с особыми обстоятельствами.
Последний вид в связи с пандемией нам более-менее знаком. Главная его особенность: вы можете ввести удаленку в одностороннем порядке приказом или локальным актом, если произошла чрезвычайная ситуация. Но куда большие риски у другого формата: смешанной удаленной работы. Не так написали или что-то упустили в документе – и сотрудник по сути законно может не прийти в офис или не выполнять задачу. Именно поэтому перед любым нововведением лучше провести аудит документов, чтобы понять, что и как исправлять в локальных актах и допсоглашениях.
Некоторое время назад мы рассказывали кейс, когда из-за пробелов в документов сотрудник отказался приезжать в офис и чуть не случился конфликт.
А ведь такой формат сейчас самый популярный у работодателей. И чтобы избежать возможных проблем, обозначим пять основных факторов смешанной работы.
1. В быту мы используем слово «смешанный», но закон оперирует формулировкой – периодическое выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя. Именно так стоит и указывать это в документах, чтобы случайно не нарушить ТК РФ и не получить штраф до 50 тыс. рублей.
2. В отличие от особых обстоятельств перевод на временную удаленку указывается не приказом, а в самом договоре или соглашении к нему. Новый формат – это изменение условий труда, на что должно быть согласие сторон, а не просто ваше решение. О чем и говорит ТК РФ. Но это не отменяет необходимости создать отдельный ЛНА, который регулирует временный дистанционный труд.
3. Еще важнее правильно составить само соглашение. Недостаточно просто указать, что это временный дистанционный труд. В документе надо указать периоды работы удаленно и в офисе. Если знаете точные дни, смело это и укажите: скажем, 3 дня – дистанционно, 2 – на работе. Хотя никто не мешает давать конкретные дни по заявлениям работника. Только фиксируйте, чтобы не запутаться потом. Важно определить порядок взаимодействия, технику, которую вы дадите, и компенсацию за использование личного оборудования. Лучше закрепить территорию выполнения трудовой функции, чтобы понимать, как сотрудника вызывать назад.
4. Также стоит проверить приказ и другие внутренние документы – по условиям работы в офисе. По сути, провести их аудит. В первую очередь, использование средств защиты, социальное дистанцирование, измерение температуры, правила охраны труда – если такие требования действуют в данный момент. На документах должна быть его подпись, иначе ждут крупные штрафы – и за нарушение ТК РФ, и за несоблюдение норм охраны труда.
5. Время взаимодействия с сотрудником. Закон считает его рабочим, и общение вне его рамок является «сверхурочным трудом» с повышенной оплатой. Так что лучше определиться, какое время для коммуникаций будет у вас. Если режим работы не меняется по сравнению с офисной, так можно все и оставить. Но если графики отличаются, изучите другие параметры. Представьте, вы звоните сотруднику в регион с другим часовым поясом, где уже вечер. В этом случае на помощь придут гибкий режим работы и введение ненормированного дня.
В гибком графике начало, окончание и общее время определяет соглашение сторон. Когда ежедневную норму выполнить сложно, вводится суммированный учет. Если вы планируете привлекать людей за пределами рабочего времени, вводите ненормированный день. Важно помнить, что изменения вводятся только на период дистанционной работы, причем сотрудник должен сообщать о начале и завершении рабочего дня.
И когда период удаленки закончится, не забудьте правильно вернуть сотрудников. Закон дает по сути один вариант – новое соглашение, ведь это изменение условий, что не допускается в одностороннем порядке. Так что риск вполне понятен: сотрудник может его не подписать, ведь ему понравилось работать из дома.
Как быть в этом случае? Один из вариантов – думать о расторжении трудового договора. Основания могут быть разными – сокращение штата, изменение условий договора, применение взысканий за проступки. Все зависит от конкретной ситуации. Или же в самом начале больше времени уделить подготовке локальных актов и порядку взаимодействия для дистанционного труда. В этом мы с удовольствием поможем (ссылка на проект дистанционный труд). Указав в нем все, что нужно, и сделав документ правилом для компании, вы сможете и отправлять на удаленку и возвращать, когда это необходимо компании, а не по прихоти самого сотрудника.
